Dokumentenmanagementsystem (DMS) & ERP-System: Rechnungsprozesse digital beschleunigen

Ein mittelständisches Unternehmen in Sachsen stellt seine Dokumentenabläufe auf eine neue Basis: Weg von paralleler Papier- und Digitalablage hin zu einer revisionssicheren, zentralen Lösung – mit Dokumentenmanagementsystem (DMS) und ERP-System als Kern. Die bisher stark manuellen Prozesse verursachen Ineffizienzen, erhöhte Kosten und hohen Zeitaufwand; genau hier setzt das Vorhaben an.

DMS & ERP als Herzstück der Transformation

Geplant sind revisionssichere digitale Dokumentenablage im DMS, die automatisierte Archivierung der Ausgangsrechnungen direkt aus dem ERP-System sowie ein digitaler Workflow für Eingangsrechnungen (inkl. Scannen mit revisionssicherer Archivierung, automatischer Filterung und Import ins ERP). Ergänzend nennt die Projektbeschreibung Workflow-Management-Tools, OCR-Software und E-Mail-Archivierung (z. B. Mailstore) für einen durchgängigen, medienbruchfreien Prozess.

Weniger Papier, weniger Kosten

Zuletzt lag der jährliche Papierverbrauch bei ca. 25.000 Blatt (Kosten: 337 EUR, Stand 2024); die Tonerkosten betragen 4.187 EUR pro Jahr. Ziel ist die Halbierung der Papier- und Tonerkosten (ca. 2.300 EUR pro Jahr) durch Eliminierung papierbasierter Schritte.

Zeitgewinne in der Belegbearbeitung

Für 2.000 Vorgänge auf der Ausgangsseite werden bisher 20 Minuten pro Vorgang veranschlagt (ca. 33.000 EUR jährlich). Auf der Eingangsseite sind es 1.000 Vorgänge zu 30 Minuten pro Vorgang (ca. 25.000 EUR jährlich). Mit dem neuen Workflow werden ca. 70 % (Ausgang) bzw. ca. 90 % (Eingang) der Bearbeitungszeit eingespart – 23.100 EUR bzw. 22.500 EUR pro Jahr – und Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten freigesetzt.

Förderung & Programm

Die Förderung erfolgt über die Förderrichtlinie Digitalisierung Zuschuss EFRE 2021 bis 2027. Höhe der Zuwendung: EUR 4.860,47.

Mit Dokumentenmanagementsystem (DMS), ERP-System, Workflow-Management-Tools und OCR-Software entsteht ein revisionssicherer, integrierter Prozess – weniger Papier, weniger Aufwand, mehr Transparenz und Geschwindigkeit im Alltag.

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